Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für sämtliche Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Software „Sanadoc" (nachfolgend „Software" oder „Dienst") zwischen der Sanadoc UG (haftungsbeschränkt), Grüne Trift Am Walde 19, 12557 Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Berlin unter HRB 101106 B (nachfolgend „Anbieter"), und dem Kunden.

(2) Kunden im Sinne dieser AGB sind ausschließlich Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere Arztpraxen, medizinische Versorgungszentren, Kliniken und sonstige Einrichtungen des Gesundheitswesens sowie Angehörige der Heilberufe in Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit. Die Software richtet sich nicht an Verbraucher im Sinne des § 13 BGB.

(3) Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichenden, entgegenstehenden oder ergänzenden Bedingungen des Kunden wird widersprochen; sie werden nur Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zustimmt.

§ 2 Begriffsbestimmungen

„Nutzer" sind die vom Kunden angelegten Personen (z. B. Ärztinnen und Ärzte, Praxispersonal), die auf die Software zugreifen. „Inhalte" sind alle vom Kunden oder seinen Nutzern eingegebenen, hochgeladenen oder erzeugten Daten, einschließlich Audioaufnahmen, Transkripte, Dokumentationen und Patientendaten. „Vorschläge" sind die von der Software automatisiert erzeugten Textbausteine, Dokumentationsentwürfe sowie Diagnose- und Abrechnungscode-Vorschläge.

§ 3 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software für die Vertragslaufzeit über das Internet als browserbasierten Dienst zur Nutzung bereit. Die Software unterstützt die medizinische Dokumentation durch KI-gestützte Sprachtranskription, strukturierte Dokumentationsvorschläge sowie Vorschläge für Diagnose- und Abrechnungscodes.

(2) Assistenzcharakter (wesentlich): Sämtliche Vorschläge der Software sind unverbindliche Entwürfe. Sie sind durch den Kunden bzw. die behandelnde Ärztin oder den behandelnden Arzt eigenverantwortlich zu prüfen, zu korrigieren und freizugeben. Die Software trifft keine eigenständigen Diagnosen, gibt keine Behandlungsempfehlungen mit Verbindlichkeit ab und ersetzt keine ärztliche Untersuchung, Entscheidung oder Aufklärung.

(3) Der konkrete Funktions- und Leistungsumfang, die verfügbaren Tarife, Nutzungs- und Mengengrenzen sowie die unterstützten Länder-/Kodiersysteme ergeben sich aus der jeweils gültigen Leistungs- und Preisübersicht auf der Website des Anbieters bzw. dem Bestellprozess. Diese ist Bestandteil des Vertrags.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Software fortlaufend weiterzuentwickeln, anzupassen und zu verbessern, insbesondere zur Wahrung der IT-Sicherheit, aus rechtlichen Gründen oder zur Funktionsverbesserung, soweit der vertraglich geschuldete Kernleistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.

§ 4 Zustandekommen des Vertrags, Registrierung

(1) Die Darstellung der Software und Tarife stellt kein bindendes Angebot dar. Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden, die Auswahl eines Tarifs und dessen Bestätigung durch den Anbieter bzw. den erfolgreichen Abschluss des Zahlungsvorgangs zustande.

(2) Der Kunde hat bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten. Zugangsdaten sind geheim zu halten, vor dem Zugriff Dritter zu schützen und dürfen nicht an unbefugte Personen weitergegeben werden.

(3) Der Kunde ist für sämtliche über sein Konto und die Konten seiner Nutzer vorgenommenen Handlungen verantwortlich.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde stellt sicher, dass für die Verarbeitung der eingegebenen Inhalte eine Rechtsgrundlage besteht (insbesondere Behandlungsvertrag und, soweit erforderlich, Einwilligung der betroffenen Personen), und dass die betroffenen Personen in dem gesetzlich gebotenen Umfang informiert wurden.

(2) Der Kunde nutzt die Software nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und dieser AGB. Er gibt keine Inhalte ein, für die keine Rechtsgrundlage besteht, und setzt die Software nicht rechtswidrig oder missbräuchlich ein.

(3) Der Kunde ist für die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite verantwortlich (aktueller Webbrowser, Internetzugang, geeignetes Mikrofon).

(4) Die ärztliche, dokumentarische und abrechnungstechnische Letztverantwortung verbleibt in jedem Fall beim Kunden.

§ 6 Verfügbarkeit, Wartung und Support

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software im Jahresmittel. Ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartung, notwendiger Weiterentwicklung sowie Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (insbesondere Ausfälle von Infrastruktur- und Vorleistungsdiensten, Störungen des Internets, höhere Gewalt).

(2) Geplante Wartungsarbeiten wird der Anbieter nach Möglichkeit in nutzungsarme Zeiten legen und – soweit zumutbar – vorab ankündigen.

(3) Support wird nach Maßgabe des gewählten Tarifs bereitgestellt.

§ 7 Nutzungsrechte, Inhalte und geistiges Eigentum

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang bestimmungsgemäß zu nutzen.

(2) Alle Rechte an der Software, ihrer Struktur, ihrem Quellcode und ihren Inhalten (mit Ausnahme der Kundeninhalte) verbleiben beim Anbieter bzw. seinen Lizenzgebern.

(3) Die vom Kunden eingegebenen Inhalte verbleiben in der Verantwortung und im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erhält an ihnen nur die zur Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlichen, einfachen Nutzungsrechte.

(4) Der Anbieter nutzt die Inhalte und insbesondere die Patientendaten des Kunden nicht zum Training von KI-Modellen und gibt sie nicht zu diesem Zweck an Dritte weiter.

§ 8 Vergütung, Zahlung und Preisanpassung

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses angegebenen Preise des gewählten Tarifs. Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe im Voraus für den jeweils gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich). Rechnungen, Zahlungsmethode und Kündigung können über das Kundenportal verwaltet werden.

(3) Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter nach vorheriger Ankündigung und angemessener Fristsetzung berechtigt, den Zugang zur Software vorübergehend zu sperren. Weitergehende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für künftige Abrechnungszeiträume mit angemessener Ankündigungsfrist (mindestens sechs Wochen zum Ende der laufenden Laufzeit) anzupassen. Ist der Kunde mit einer Preiserhöhung nicht einverstanden, kann er den Vertrag zum Wirksamwerden der Erhöhung kündigen; hierauf wird er in der Mitteilung hingewiesen.

§ 9 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft je nach gewähltem Tarif monatlich oder jährlich und verlängert sich jeweils automatisch um denselben Zeitraum, sofern er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der jeweils laufenden Periode gekündigt wird.

(2) Die Kündigung ist über das Kundenportal oder in Textform (z. B. E-Mail) möglich.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere bei erheblichem Zahlungsverzug oder schwerwiegendem Verstoß gegen diese AGB vor.

§ 10 Folgen der Vertragsbeendigung, Datenexport und Löschung

(1) Mit Beendigung des Vertrags endet das Nutzungsrecht des Kunden an der Software.

(2) Der Kunde ist für die rechtzeitige Sicherung seiner Inhalte selbst verantwortlich. Der Anbieter stellt für einen Zeitraum von 30 Tagen nach Vertragsende eine Möglichkeit zum Export der Inhalte bereit.

(3) Nach Ablauf dieser Frist werden die Inhalte des Kunden gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Einzelheiten und Fristen zur Löschung im Rahmen der Auftragsverarbeitung regelt der AVV.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage des zwischen den Parteien geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der diesen AGB im Datenschutzbereich vorgeht. Informationen zur Datenverarbeitung enthält die Datenschutzerklärung.

§ 12 Vertraulichkeit und ärztliche Schweigepflicht

(1) Die Parteien behandeln alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich.

(2) Der Anbieter und die von ihm eingesetzten Personen sind sich der besonderen Sensibilität von Patientendaten und der ärztlichen Schweigepflicht (§ 203 StGB) bewusst. Der Anbieter verpflichtet die mit den Daten befassten Personen zur Verschwiegenheit. Nähere Regelungen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen enthält der AVV.

§ 13 Unterauftragnehmer

Der Anbieter ist berechtigt, zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer (z. B. für Hosting, Rechenleistung, KI-Verarbeitung und Zahlungsabwicklung) einzusetzen. Die datenschutzrechtliche Einbindung von Unterauftragsverarbeitern richtet sich nach dem AVV.

§ 14 Gewährleistung

(1) Der Anbieter stellt die Software im Rahmen des Standes der Technik bereit. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit oder Fehlerfreiheit wird nicht geschuldet.

(2) Mängel der Software wird der Anbieter innerhalb angemessener Frist beheben. Der Kunde hat Mängel nachvollziehbar zu melden und den Anbieter bei der Fehleranalyse zu unterstützen.

§ 15 Medizinischer Haftungsausschluss

Sanadoc ist ein Assistenzsystem und stellt ausschließlich Vorschläge bereit. Die medizinische, dokumentarische und abrechnungstechnische Letztverantwortung liegt beim Kunden. Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass Vorschläge ohne die gebotene ärztliche Prüfung übernommen werden.

§ 16 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Schäden aufgrund von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, soweit dieser bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden vermeidbar gewesen wäre.

§ 17 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt, die dem Anbieter die Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen (z. B. Naturkatastrophen, Streik, behördliche Maßnahmen, großflächige Ausfälle von Kommunikationsnetzen oder Cloud-Infrastruktur), befreien den Anbieter für die Dauer der Störung von der Leistungspflicht.

§ 18 Änderungen der AGB und der Leistung

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern dies dem Kunden zumutbar ist, insbesondere aufgrund geänderter Rechtslage, höchstrichterlicher Rechtsprechung oder zur Anpassung an geänderte Funktionen. Der Kunde wird über Änderungen mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen ab Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf die Bedeutung des Schweigens wird der Kunde in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Im Widerspruchsfall kann jede Partei zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

§ 19 Abtretung und Aufrechnung

Der Kunde kann Rechte aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters abtreten. Ein Aufrechnungs- oder Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur zu, soweit seine Gegenforderung unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist.

§ 20 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des Anbieters.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.